Exploramos en profundidad el marco normativo del registro obligatorio de jornada laboral, su aplicación en el sector, las sentencias clave y las sanciones previstas por la legislación laboral.
Desde el 12 de mayo de 2019, las empresas están obligadas por ley a llevar un control diario del horario de trabajo de su plantilla. Esta medida, introducida por el Real Decreto-ley 8/2019, tiene como objetivo combatir la precariedad laboral y asegurar una mayor transparencia en la jornada efectiva realizada por cada profesional.
¿Qué implica el registro de jornada?
Según el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores, la empresa debe garantizar un registro diario que refleje la hora exacta de inicio y de finalización de la jornada de cada persona trabajadora. Esta obligación se aplica con carácter general a toda la plantilla, sin distinción del tipo de contrato, y sin perjuicio de la flexibilidad horaria que pueda acordarse.
La forma concreta en que debe organizarse y documentarse el registro puede establecerse mediante:
- Negociación colectiva.
- Acuerdo de empresa.
- O, en su defecto, decisión empresarial previa consulta con los representantes legales de las personas trabajadoras.
Los registros deben conservarse durante cuatro años, y estar accesibles en todo momento para:
- Las personas trabajadoras.
- Sus representantes legales.
- La Inspección de Trabajo y Seguridad Social.
Métodos válidos de registro
La normativa no impone un sistema concreto, pero sí exige que sea fiable, objetivo y no manipulable. La empresa tiene libertad para elegir el formato: desde aplicaciones digitales hasta sistemas biométricos o fichajes tradicionales, siempre que se garantice la precisión y conservación de los datos.
En trabajadores móviles o que prestan servicios fuera del centro de trabajo, como ocurre frecuentemente en el ámbito de la seguridad privada, se permite el registro mediante aplicaciones móviles o plataformas online accesibles desde cualquier lugar.
Supuestos especiales
1. Contratos a tiempo parcial
En estos casos, el registro debe realizarse diariamente y totalizarse mensualmente, entregando al trabajador una copia junto al recibo de salario. En caso de que no se realice el registro, se presumirá que el contrato es a jornada completa, salvo prueba en contrario.
2. Horas extraordinarias
El registro también es esencial para calcular las horas extra. Debe realizarse día a día y reflejarse en el recibo salarial del periodo correspondiente. La empresa tiene la obligación de entregar al trabajador un resumen con las horas computadas.
Jurisprudencia destacada
- STS 299/2022 (5 de abril): Reafirma la obligatoriedad del registro diario de jornada, dejando en manos de la negociación colectiva o la decisión empresarial (previa consulta) la elección del sistema.
- STS 41/2023 (18 de enero): Considera válido un sistema donde el trabajador registra sus horarios en una aplicación, siempre que cumpla los requisitos de fiabilidad y accesibilidad.
- STSJ de Madrid, Rec. 824/2023: Otorga mayor valor probatorio al registro de jornada firmado que a otros medios como conversaciones de WhatsApp.
Consecuencias del incumplimiento
La falta de registro o su realización incorrecta puede acarrear sanciones para la empresa y generar presunciones legales en contra de sus intereses:
- Si no se presenta el registro, se presume que el trabajador ha realizado jornada completa.
- Si se demuestra la realización de horas extraordinarias no declaradas, la empresa podría ser sancionada por:
- Superación de la jornada máxima.
- Ocultación de horas extra.
- Irregularidades en cotizaciones a la Seguridad Social.
Ejemplo:
La STSJ de Castilla y León (24 de mayo de 2019) estableció que la ausencia de registros adecuados da lugar a la presunción de jornada completa, eximiendo al trabajador de aportar más pruebas.
Conservación y accesibilidad
Los registros deben estar disponibles en el centro de trabajo o accesibles desde él de forma inmediata. Esta disponibilidad se aplica a todos los actores implicados: personal, representantes sindicales y autoridad laboral.
Casos de fraude o manipulación del registro
Algunas resoluciones judiciales han abordado prácticas sancionables, como:
- Obligación empresarial de falsear los datos (SJS Ciudad Real, 2019).
- Empleados que fichan por compañeros (SAN, 2019).
- Empresas que descuentan en nómina los retrasos (STS 582/2021), válido si se demuestra que no hubo prestación efectiva de servicios.
Infracciones y sanciones
Según la Ley de Infracciones y Sanciones en el Orden Social (LISOS), los incumplimientos relacionados con el registro de jornada pueden considerarse:
- Leves: Multas de 70 a 750 euros.
- Graves: De 751 a 7.500 euros.
- Muy graves: Hasta 225.018 euros.
Las sanciones pueden agravarse si se detecta reincidencia, perjuicios económicos o perjuicio a los derechos laborales de las personas trabajadoras.
¿Pueden recuperarse los retrasos injustificados?
Según doctrina de la Audiencia Nacional (SAN 82/2019), los retrasos no justificados no pueden ser compensados redistribuyendo la jornada, salvo que el convenio lo contemple. Solo el empleador tiene capacidad para organizar esa redistribución dentro del marco legal.
Conclusión
El control de la jornada laboral es una obligación legal que busca mejorar las condiciones laborales, fomentar la transparencia y facilitar el cumplimiento de los derechos de la plantilla. Para el sector de la seguridad privada, donde muchas veces se trabaja en solitario o en ubicaciones externas, contar con un sistema adecuado y fiable de registro no solo es un requisito normativo, sino una herramienta de protección tanto para las empresas como para los profesionales.
